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Integration Projektmanagement

Oftmals sind Projekte umfangreich und komplex. Je höher die Erwartungen an ein Projekt und die Anzahl der Beteiligten, desto schneller kann ein Projekt ins Wanken geraten. Die Gründe für die Schieflage eines Projekts sind sehr vielseitig und werden häufig nicht sofort erkannt, nicht wahrgenommen oder sogar bewusst verdrängt.

Hier hilft ein integriertes Chancen- und Risikomanagement bei der Projektsteuerung.

Die innovative Lösung „i.EPC“ zur integrierten Steuerung von Unternehmen und Projekten wurde aus einer solchen Kundenanforderung heraus entwickelt. Die Lösung kann IT-gestützt ohne Störung des laufenden Betriebs und ohne große Inanspruchnahme von meist schon überlasteten Mitarbeiter des Unternehmens oder sonstigen Störungen der vorhandenen Organisation über eine regelmäßig gelebte Meeting-Kultur schrittweise und frei skalierbar implementiert werden:

Während der alltäglichen Aktivitäten erfolgt die externe Unterstützung durch die EPOTECH AG danach beiläufig in der für die Mitarbeiter gewohnten Reihenfolge: Terminplanung, Meeting-Protokollierung, Maßnahmenverfolgung, ohne merkliche Störung oder wesentlichen internen Mehraufwand (Projektstart). Am Ende der erzielten Verbesserungen steuert das Management das Unternehmen in einem fortwährenden Verbesserungsprozess seiner lernenden Organisation (Projektziel).

Bereits während der Implementierung werden die Veränderungen so zu spürbaren Einsparungen an Arbeitszeit führen, als auch zu erhöhter Integration und Transparenz und damit zu mehr Sicherheit, Vereinfachung der Dokumentation, Beschleunigung und qualitativer Verbesserung aller wesentlichen Entscheidungen, Systematisierung der Kommunikation und einer Bündelung und Kanalisierung von Aktivitäten zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Personen.

Viele Unternehmen leben selbstverständlich bereits eine aus ihrer Praxis heraus entwickelte Organisationskultur, die aufgrund immer kürzerer Produktlebenszyklen, Einzelfertigung und notwendiger Differenzierung bei zugleich zunehmender Marktunsicherheit einer diesen besonderen Umständen inzwischen einer durchaus angemessenen und zeitgemäßen Weise entsprechen könnte: nämlich einer Steuerung über „Teammeetings“, Top down, Bottom up, vertikal und horizontal unterschiedlich vernetzt.

Man könnte meinen, die äußere Entwicklung habe die Unternehmen in ihrer häufig chaotisch erscheinenden Arbeits- und Wirkungsweise eingeholt. Jetzt gilt es aber in jedem Falle darauf zu achten, dass man als Unternehmen von den weiteren Entwicklungen am Markt nicht überholt wird.

Die zunehmend dynamisch-komplexen Herausforderungen der Märkte an eine hoch integrierte Steuerung von Unternehmen und Projekten bedarf zur Nachhaltigkeit von Lösungen einer besonderen agilen Vorgehensweise:

Nach einer ersten Datenauf-/-übernahme in das extern vorinstallierte Programm, starten die involvierten Mitarbeiter des Unternehmens bereits nach wenigen Stunden an ihrem Arbeitsplatz über das Web mit Ihrer vertrauten und fortlaufenden Terminplanung.

Anfangs noch mit externer Hilfe, laden sie zu den üblichen Meetings ein. Im Meeting protokollieren sie selbiges schlicht auf Basis der vorhandenen Tagesordnung der Einladung direkt in das System, nebst der daraus hervorgegangenen Entscheidungen, Issues, Todos, Projekten, die fortan systematisch mit allen Mitarbeitern bedarfsweise abgestimmt.

Schritt für Schritt werden alle Bereiche des Unternehmens in das System eingebunden und alle Units bzw. Bereiche verknüpft, damit auf Ressourcenschonende Weise die Entwicklung der technischen Basis der Organisation Stück für Stück mit Hilfe externer Ressourcen vorangebracht wird. Die Mitarbeiter erlernen die Nutzung der auf ihren jeweiligen Bedarf reduzierten bedienerfreundlichen Masken im Vorbeigehen, „on the job“.

Intensität und Umfang externer Unterstützung bestimmen die Verantwortlichen des Unternehmens flexibel. Das System funktioniert webbasiert, d.h. es belastet oder stört keinesfalls vorhandene IT oder sonstige technische Einrichtungen oder Abläufe.

Für jedes Meeting wird ein Stammblatt angelegt und Entscheidungen, ToDo*s, Maßnahmen oder auch Frühindikatoren protokolliert und Projekte formuliert. Routinen im Hintergrund erleichtern die Arbeit und die Bearbeitungsmasken werden auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten.

Benötigte Daten oder Informationen poppen auf und können per Klick gewählt werden. So wächst das System nach und nach zur wahren Erleichterung heran, ohne zusätzliche Lasten zu erzeugen.

Die Mitarbeiter wachsen systematisch in das neue EPC-System (Enterprise Portfolio Controlling) hinein, das vom integrierten Chancen- und Risikomanagement, über ein ERP und Multiprojekt-Management, alle notwendigen Subsysteme umfasst und mit bereits vorhandenen IT-Tools und Verfahren verknüpft werden kann.

Dieses umfassende Planungs- und Steuerungstool für eine systematisch anpassungsfähige und innovative Unternehmung, für Konzernlenker, Unternehmensführung, Unit-Leiter, Projektleiter, Mitarbeiter…

…mündet schließlich in einem konfigurierbarem Cockpit, das Unternehmensinhaber wie Management erlaubt, stets aktuell den Überblick über das gesamte Geschäft zu behalten …

…und direkt zu intervenieren oder - um den Kreis hier zunächst wieder zu schließen -, über ein ordentliches oder außerordentliches Meeting, das über die eingangs bereits gezeigte Maske zur Terminplanung kurz- oder langfristig einberufen wird.

Neben einer neuen Verfahrensweise bei der Einführung eines i.EPC-Systems, welche die besonderen Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen berücksichtigt, schafft die Lösung als solche besonders für flexible, agile oder virtuelle Organisationen schon in der Phase ihrer Implementierung erkennbaren Nutzen:

  • Meeting-Ergebnisse, aber auch Entscheidungen außerhalb von Meetings werden systematisch dokumentiert, kommuniziert und aus ihnen abgeleitete Maßnahmen konsequent verfolgt
  • Informationen stehen stets aktuell und integriert an jedem Ort der Welt für neue Entscheidungen zur Verfügung, sie sind vollständig und gezielt kommunizierbar
  • Einheitliche Datenformate und daraus abgeleitete Informationen erleichtern deren korrekte und damit auch automatisierte Übertragung und so eine Delegation als auch eine Eskalation im Bedarfsfalle
  • Erleichterung der Rückverfolgung von Entscheidungen und Entwicklungen und damit eine lernende Organisation
  • Transparenz wo immer und wie tiefgehend diese gewollt ist, wird durch Zugangsrechtesysteme gesteuert
  • Überblick und aktive dezentrale dynamische Unternehmensportfolio-Steuerung (EPC) mittels eines modernen Cockpits…
  • …über, von und für alle Units, Projekte, Todos, Chancen- und Risikofaktoren, Früherkennungsindikatoren u.v.m.

Und wie für integrierte Systeme typisch: Viele Dinge fassen die Mitarbeiter künftig nur noch einmal an. Alle notwendigen Aktualisierungen erfolgen zeitgleich über die gesamte Organisation.

Oftmals sind Projekte umfangreich und komplex. Je höher die Erwartungen an ein Projekt und die Anzahl der Beteiligten, desto schneller kann ein Projekt ins Wanken geraten. Die Gründe für die Schieflage eines Projekts sind sehr vielseitig und werden häufig nicht sofort erkannt, nicht wahrgenommen oder sogar bewusst verdrängt.

Hier hilft ein integriertes Chancen- und Risikomanagement bei der Projektsteuerung.

Die innovative Lösung „i.EPC“ zur integrierten Steuerung von Unternehmen und Projekten wurde aus einer solchen Kundenanforderung heraus entwickelt. Die Lösung kann IT-gestützt ohne Störung des laufenden Betriebs und ohne große Inanspruchnahme von meist schon überlasteten Mitarbeiter des Unternehmens oder sonstigen Störungen der vorhandenen Organisation über eine regelmäßig gelebte Meeting-Kultur schrittweise und frei skalierbar implementiert werden:

Während der alltäglichen Aktivitäten erfolgt die externe Unterstützung durch die EPOTECH AG danach beiläufig in der für die Mitarbeiter gewohnten Reihenfolge: Terminplanung, Meeting-Protokollierung, Maßnahmenverfolgung, ohne merkliche Störung oder wesentlichen internen Mehraufwand (Projektstart). Am Ende der erzielten Verbesserungen steuert das Management das Unternehmen in einem fortwährenden Verbesserungsprozess seiner lernenden Organisation (Projektziel).

Bereits während der Implementierung werden die Veränderungen so zu spürbaren Einsparungen an Arbeitszeit führen, als auch zu erhöhter Integration und Transparenz und damit zu mehr Sicherheit, Vereinfachung der Dokumentation, Beschleunigung und qualitativer Verbesserung aller wesentlichen Entscheidungen, Systematisierung der Kommunikation und einer Bündelung und Kanalisierung von Aktivitäten zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Personen.

Viele Unternehmen leben selbstverständlich bereits eine aus ihrer Praxis heraus entwickelte Organisationskultur, die aufgrund immer kürzerer Produktlebenszyklen, Einzelfertigung und notwendiger Differenzierung bei zugleich zunehmender Marktunsicherheit einer diesen besonderen Umständen inzwischen einer durchaus angemessenen und zeitgemäßen Weise entsprechen könnte: nämlich einer Steuerung über „Teammeetings“, Top down, Bottom up, vertikal und horizontal unterschiedlich vernetzt.

Man könnte meinen, die äußere Entwicklung habe die Unternehmen in ihrer häufig chaotisch erscheinenden Arbeits- und Wirkungsweise eingeholt. Jetzt gilt es aber in jedem Falle darauf zu achten, dass man als Unternehmen von den weiteren Entwicklungen am Markt nicht überholt wird.

Die zunehmend dynamisch-komplexen Herausforderungen der Märkte an eine hoch integrierte Steuerung von Unternehmen und Projekten bedarf zur Nachhaltigkeit von Lösungen einer besonderen agilen Vorgehensweise:

Nach einer ersten Datenauf-/-übernahme in das extern vorinstallierte Programm, starten die involvierten Mitarbeiter des Unternehmens bereits nach wenigen Stunden an ihrem Arbeitsplatz über das Web mit Ihrer vertrauten und fortlaufenden Terminplanung.

Anfangs noch mit externer Hilfe, laden sie zu den üblichen Meetings ein. Im Meeting protokollieren sie selbiges schlicht auf Basis der vorhandenen Tagesordnung der Einladung direkt in das System, nebst der daraus hervorgegangenen Entscheidungen, Issues, Todos, Projekten, die fortan systematisch mit allen Mitarbeitern bedarfsweise abgestimmt.

Schritt für Schritt werden alle Bereiche des Unternehmens in das System eingebunden und alle Units bzw. Bereiche verknüpft, damit auf Ressourcenschonende Weise die Entwicklung der technischen Basis der Organisation Stück für Stück mit Hilfe externer Ressourcen vorangebracht wird. Die Mitarbeiter erlernen die Nutzung der auf ihren jeweiligen Bedarf reduzierten bedienerfreundlichen Masken im Vorbeigehen, „on the job“.

Intensität und Umfang externer Unterstützung bestimmen die Verantwortlichen des Unternehmens flexibel. Das System funktioniert webbasiert, d.h. es belastet oder stört keinesfalls vorhandene IT oder sonstige technische Einrichtungen oder Abläufe.

Für jedes Meeting wird ein Stammblatt angelegt und Entscheidungen, ToDo*s, Maßnahmen oder auch Frühindikatoren protokolliert und Projekte formuliert. Routinen im Hintergrund erleichtern die Arbeit und die Bearbeitungsmasken werden auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten.

Benötigte Daten oder Informationen poppen auf und können per Klick gewählt werden. So wächst das System nach und nach zur wahren Erleichterung heran, ohne zusätzliche Lasten zu erzeugen.

Die Mitarbeiter wachsen systematisch in das neue EPC-System (Enterprise Portfolio Controlling) hinein, das vom integrierten Chancen- und Risikomanagement, über ein ERP und Multiprojekt-Management, alle notwendigen Subsysteme umfasst und mit bereits vorhandenen IT-Tools und Verfahren verknüpft werden kann.

Dieses umfassende Planungs- und Steuerungstool für eine systematisch anpassungsfähige und innovative Unternehmung, für Konzernlenker, Unternehmensführung, Unit-Leiter, Projektleiter, Mitarbeiter…

…mündet schließlich in einem konfigurierbarem Cockpit, das Unternehmensinhaber wie Management erlaubt, stets aktuell den Überblick über das gesamte Geschäft zu behalten …

…und direkt zu intervenieren oder - um den Kreis hier zunächst wieder zu schließen -, über ein ordentliches oder außerordentliches Meeting, das über die eingangs bereits gezeigte Maske zur Terminplanung kurz- oder langfristig einberufen wird.

Neben einer neuen Verfahrensweise bei der Einführung eines i.EPC-Systems, welche die besonderen Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen berücksichtigt, schafft die Lösung als solche besonders für flexible, agile oder virtuelle Organisationen schon in der Phase ihrer Implementierung erkennbaren Nutzen:

  • Meeting-Ergebnisse, aber auch Entscheidungen außerhalb von Meetings werden systematisch dokumentiert, kommuniziert und aus ihnen abgeleitete Maßnahmen konsequent verfolgt
  • Informationen stehen stets aktuell und integriert an jedem Ort der Welt für neue Entscheidungen zur Verfügung, sie sind vollständig und gezielt kommunizierbar
  • Einheitliche Datenformate und daraus abgeleitete Informationen erleichtern deren korrekte und damit auch automatisierte Übertragung und so eine Delegation als auch eine Eskalation im Bedarfsfalle
  • Erleichterung der Rückverfolgung von Entscheidungen und Entwicklungen und damit eine lernende Organisation
  • Transparenz wo immer und wie tiefgehend diese gewollt ist, wird durch Zugangsrechtesysteme gesteuert
  • Überblick und aktive dezentrale dynamische Unternehmensportfolio-Steuerung (EPC) mittels eines modernen Cockpits…
  • …über, von und für alle Units, Projekte, Todos, Chancen- und Risikofaktoren, Früherkennungsindikatoren u.v.m.

Und wie für integrierte Systeme typisch: Viele Dinge fassen die Mitarbeiter künftig nur noch einmal an. Alle notwendigen Aktualisierungen erfolgen zeitgleich über die gesamte Organisation.